Stanowisko ds. organizacyjno - kancelaryjnych

 i archiwum

Agnieszka Kalinowska

tel. 55 611-22-51 lub 231 61 21 wew. 11

E –mail: sekretariat@tolkmicko.pl 

Do zadań Sekretariatu  należy zapewnienie obsługi organizacyjnej  Burmistrzowi, Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:

Zadania w zakresie spraw kancelaryjnych:

1. prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
2. rejestracja dokumentów (faktury, rachunki) i korespondencji,
3. wywieszanie obwieszczeń, pism, ofert  i umieszczanie jej na tablicy ogłoszeń urzędu,
4. obsługa sekretariatu Burmistrza,
5. bieżąca obsługa interesantów,
6. obsługa poczty elektronicznej, E-PUAP, centrali telefonicznej, faksu, kserokopiarki,
7. prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
8. prowadzenie rejestrów: zarządzeń organizacyjnych Burmistrza, umów, informacji publicznej,
9. wysyłanie korespondencji i przesyłek,
10. prowadzenie spraw związanych z obsługą administracyjno – gospodarczą urzędu,
11. gospodarowanie materiałami biurowymi, drukami, formularzami oraz środkami rzeczowymi,
12. zabezpieczenie mienia urzędu (klucze od szafek i biurek, pieczęcie),
13. wykonywanie czynności wynikających z zawartych umów w zakresie utrzymywania obiektu urzędu (telefoniczne, energetyczne, zakup oleju opałowego, internet, poczta),
14. rozliczanie sortów BHP pracowników fizycznych.
15. bieżące utrzymanie tablic informacyjnych.
16. dbałość o wygląd zewnętrzny flag i masztów promocyjnych.

Zadania w archiwum zakładowego:

1. odpowiednie przechowywanie i organizowanie niszczenia akt w sposób określony prawem,
2. przyjmowanie akt ze stanowisk, porządkowanie, brakowanie dokumentacji archiwalnej,
3. współpraca z Archiwum Państwowym,
4. przekazywanie akt do archiwum państwowego,
5. prowadzenie ewidencji archiwalnej,
6. współpraca z poszczególnymi stanowiskami w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej w zakresie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
7. przygotowywanie zmian w obowiązujących przepisach wewnętrznych dotyczących działania archiwum i czynności kancelaryjnych,

W zakresie realizacji ustawy o statystyce publicznej:

sporządzanie sprawozdań dla potrzeb Urzędu Statystycznego, a wynikających z zakresu działania stanowiska.