tel. 55 618-22-65 lub 231 61 21 wew. 26

e - mail: ewidencjaludnosci@tolkmicko.pl

pok. nr 12 (parter)

Obowiązki Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Tolkmicku:

Prowadzenie spraw określonych w ustawach: Prawo o aktach stanu cywilnego, Kodeks Rodzinny i Opiekuńczy, Kodeks Cywilny, ustawy o zmianie imienia i nazwiska, ustawy o ewidencji ludności, ustawy o dowodach osobistych. Konwencji i umów międzynarodowych oraz rozporządzeń Rady (WE) w sprawach związanych z  zakresem działania Urzędu Stanu Cywilnego a  w szczególności:

1. prowadzenie spraw związanych z rejestracją urodzeń, małżeństw, zgonów,

2. przyjmowanie oświadczeń: o uznaniu dziecka, o nadaniu dziecku  nazwiska męża matki, rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska, które nosił przed zawarciem małżeństwa,

3. sporządzanie wzmianek w aktach stanu cywilnego, uzupełnianie treści aktu stanu cywilnego o przypiski,

4. staranne prowadzenie akt zbiorowych do aktów stanu cywilnego oraz kart statystycznych,

5. sporządzanie i wydawanie odpisów oraz zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego;

6. sporządzanie i wydawanie decyzji administracyjnych, o których mowa w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego,

7. prowadzenie spraw związanych z zawarciem małżeństwa w formie cywilnej i konkordatowej,

8. przyjmowanie w uroczystej formie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński,

9. załatwianie spraw konsularnych,

10. wykonywanie zadań związanych z nadaniem medali „Za Długoletnie Pożycie Małżeńskie”,

11. wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk,

12. wykonywanie obowiązków Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie spraw dotyczących ewidencji ludności,

13. kontrolowanie opłat wymaganych przy wydawaniu  dokumentów stanu cywilnego,

14. przetwarzanie danych osobowych wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa, ochrona danych osobowych przed nieprawidłowym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem oraz ochrona informacji niejawnych w zakresie zajmowanego stanowiska,

15. zabezpieczenie i przekazywanie dokumentów ze swojego stanowiska pracy do archiwum Urzędu Stanu Cywilnego oraz przekazywanie ksiąg i akt zbiorowych do Archiwum Państwowego z siedzibą w Malborku,

16. prowadzenie korespondencji w sprawach rejestracji zdarzeń stanu cywilnego;

17. przenoszenie aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego;

18. nanoszenie wzmianek dodatkowych o przeniesieniu aktu stanu cywilnego do Rejestru Stanu Cywilnego;

19. opracowywanie projektów pism w sprawach związanych z migracją aktów stanu cywilnego;

20. sporządzanie protokołów zgłoszeń i aktów stanu cywilnego w Rejestrze Stanu Cywilnego;

21. sporządzanie protokołów i przyjmowanie oświadczeń składanych przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego;

22. dołączanie w aktach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych i nanoszenie przypisków/sporządzanie wzmianek dodatkowych oraz zamieszczanie przypisków;

23. sprawdzanie poprawności danych w rejestrze PESEL, usuwanie niezgodności oraz inicjowanie postępowań w celu usunięcia niezgodności;

24. rejestracja danych i dokonywanie zmian w rejestrze PESEL;

25. przekazywanie do właściwych organów dowodów osobistych i paszportów osób zmarłych;

26. kompletowanie i prowadzenie akt zbiorowych do sporządzonych aktów;

27. wydawanie zaświadczeń stwierdzających zdolność prawną do zawarcia związku małżeńskiego za granicą,

28.  wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym;

29. sporządzanie projektów wniosków o nadanie medalu „Za długoletnie pożycie małżeńskie” oraz organizowanie związanych z tym uroczystości;

30. przekazywanie danych statystycznych do Głównego Urzędu Statystycznego.

31.  przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o naniesienie zmian w aktach stanu cywilnego;

32. rejestracja danych i dokonywanie zmian w rejestrze PESEL, w związku ze zmianami w aktach stanu cywilnego oraz decyzjami o zmianie imienia i nazwiska;

33. kompletowanie i włączenie do akt zbiorowych dokumentów stanowiących podstawę do sporządzenia wzmianek;

34. prowadzenie spraw związanych z unieważnieniem, sprostowaniem i uzupełnianiem aktów stanu cywilnego oraz transkrypcją zagranicznych aktów stanu cywilnego;

35. prowadzenie postępowań administracyjnych w zakresie zmiany imienia i nazwiska oraz odmowy sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego;

36. powiadamianie innych urzędów stanu cywilnego o zmianie imienia i nazwiska.

37. realizacja zadań związanych z planowaniem i wykonaniem budżetu w zakresie dotyczącym Urzędu Stanu Cywilnego;

38. realizacja zadań związanych z ochroną danych osobowych;

39. prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem funkcjonowania systemów informatycznych dotyczących zadań realizowanych przez Urząd Stanu Cywilnego,

40.  opracowywanie informacji o realizacji zarządzeń i poleceń Burmistrza Tolkmicka,

41. opracowywanie i sporządzanie sprawozdań z zakresu działalności Urzędu Stanu Cywilnego;

42. prowadzenie zestawienia ryzyka w  Urzędzie Stanu Cywilnego w Tolkmicku, na zasadach zawartych w Zarządzeniu Burmistrza Tolkmicka w sprawie zarządzania ryzykiem i kontroli zarządczej;

43. prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej, w zakresie kompetencji Urzędu Stanu Cywilnego;

44. współpraca z Archiwum Państwowym związana z weryfikacją materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu, a pozostających w zasobie Urzędu,

45. przyjmowanie i rozpatrywanie korespondencji wpływającej do Urzędu Stanu Cywilnego,

46. bieżące sprawdzanie poczty elektronicznej kierowanej na skrzynkę internetową Urzędu Stanu Cywilnego;

47. udzielanie interesantom informacji z zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego;

48. prowadzenie i załatwianie korespondencji z polskimi placówkami dyplomatycznymi.

Obowiązki Inspektora ds. dowodów osobistych i ewidencji ludności:

W zakresie dowodów osobistych:

1. Przyjmowanie wniosków, kompletowanie i sprawdzanie wiarygodności danych z dokumentami źródłowymi,

2. przetwarzanie wniosków w systemie informatycznych SWDO,

3. aktualizacja danych osobowych w dokumentach ewidencji ludności oraz w zbiorze informatycznym PESEL,

4. prowadzenie dokumentacji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,

5. współdziałanie z organami ścigania w zakresie udostępnienia danych z kopert osobowych,

6. prowadzenie archiwum kopert osobowych osób zmarłych i osób, które wyjechały za granicę,

7. wykonywanie czynności w zakresie zmakulowania starych dowodów osobistych i formularzy dowodowych,

8. prowadzenie korespondencji z urzędami jednostek samorządu terytorialnego,

9. sporządzanie sprawozdań,

10. prowadzenie Rejestru Danych Kontaktowych w systemie Rejestrów Państwowych.

W zakresie ewidencji ludności:

1. wykonywanie czynności związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem,

2. prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach wymeldowania i zameldowania oraz wydawania decyzji administracyjnych w tym zakresie,

3. dokonywanie zmian w karcie osobowej mieszkańca wynikających z akt stanu cywilnego, postanowień sądów oraz decyzji administracyjnych,

4. wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu i wymeldowaniu z rejestru stałych i byłych mieszkańców – na wniosek zainteresowanego,

5. udzielanie informacji adresowych i danych osobowych na wniosek o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych,

6. prowadzenie rejestrów: stałych i byłych mieszkańców, pobytu czasowego powyżej i do 2 miesięcy, kartoteki alfabetycznej, zbioru PESEL w systemie informatycznym,

7. sporządzanie wykazów zgonów mieszkańców dla potrzeb Rejestru Usług Medycznych i Urzędu Skarbowego, dzieci do szkół,

8. sporządzanie spisów wyborców do Sejmu i Senatu, Prezydenta RP, organów samorządu terytorialnego i referendów,

9. prowadzenie i aktualizowanie rejestru wyborców: przyjmowanie wniosków o wpisanie do stałego rejestru wyborców, wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie,

10. sporządzanie sprawozdań dla potrzeb Krajowego Biura Wyborczego oraz Urzędu Statystycznego i Urzędu Wojewódzkiego.